Q. 간단히 자기소개 부탁드립니다.

A. 안녕하세요. 저는 2006년부터 현재까지 인사업무를 담당하고 있고요. 현재 프랜차이즈 업계를 선도하는 기업에서 일하고 있습니다. 17년간 여러 회사를 거치며 다양한 평가 제도를 경험하였는데, 그 과정에서 제도를 시스템으로 연결하여 구축형으로 도입⠂세팅해 보기도 했습니다. SaaS 형식의 시스템 사용은 에스게이트가 처음인데 유연한 장점 덕분에 저희 조직에 맞게 성과관리가 가능해 무척 만족스럽게 사용 중입니다.

Q. 평가 시스템을 도입하게 된 배경을 말씀해 주세요.

A. 저희 회사 평가 제도는 조직 KPI 평가와 개인 평가(업적, 역량)로 구성되어 있습니다. 조직평가 결과는 개인 평가에 연결되어 최종 평가등급 배분 비율에 영향을 주는 구조이고, 평가와 별개로 연 2회 상하반기 업무 진행 현황에 대한 점검과 피드백도 진행하고 있습니다. 이 과정은 업무 진행에 대한 중간 점검이 목적이고 또 평가 시 참고 자료로 활용하고 있습니다.

시스템 도입 전에는 전 과정을 엑셀 및 전자결재를 활용해 진행했는데 조직이 성장하고 인원이 늘어나면서 평가를 준비하고 운영하는데 더 많은 시간과 에너지를 필요로 하게 되었습니다. 특히 자료를 취합하고 중간 점검이나 피드백 내용을 일일이 찾아서 확인해야 하는 불편함이 매우 컸습니다. 이런 이유로 평가 과정의 자동화와 효율성을 높이고 싶었고, 여러 곳에 산재되어 있는 과정을 하나로 묶어서 확인하며 자료를 축적해 나갈 수 있는 평가 시스템 도입을 검토하게 되었습니다.

Q. Sgate를 선택하시게 된 이유를 말씀해 주세요.

A. 비용과 도입 시간을 고려하여 SaaS 형태 위주로 다양한 시스템을 검토했는데요. 평가 담당자 입장에서 가장 중요하게 생각했던 점은 ① 회사의 평가 제도를 시스템에서 반영할 수 있어야 하고 ② 만일 제도가 변경되더라도 대응이 가능해야 한다는 것이었습니다.

도입 전 한 달여 간 테스트를 진행했는데 Sgate는 제가 생각한 것보다 더 많은 기능을 담고 있었습니다. 

Q. 시스템 도입 과정은 어땠나요?

A. 시스템 도입은 매우 순탄하게 진행됐습니다. Sgate는 SaaS 형태의 표준화된 플랫폼이지만 유연성이 뛰어나고, 테스트 기간을 거치면서 저희 회사 제도에 맞게 사용 가능하도록 요구사항을 전달하였는데 Sgate 개발팀에서 적극 반영해줘서 필요했던 기능까지 구현할 수 있었습니다.

다만 구성원들이 시스템에 적응하고 잘 사용하도록 만드는 과정이 쉽지는 않았습니다. 새로운 것에 대해 저항이 생기는 건 당연하잖아요. 익숙함을 버리고 새롭게 적응하기 위해서는 에너지와 시간이 드니까. "이걸 왜 해야 되냐", "이미 하고 있는 것을 또 시스템에 등록해야 하는 게 번거롭다" 등 현업에서는 불만이 있을 수 밖에 없었어요. 그래서 처음 도입 시 모든 메뉴를 한 번에 오픈하지 않고 단계별로 진행했습니다.

Q. Sgate를 사용하면서 가장 만족스러운 부분은 무엇인가요?

A. 도입 시 고려했던 업무 관리와 유연한 평가 진행이 실제로 잘 구현되어 만족스럽습니다. 특히 구성원의 업무 관리 기능과 여러 부서가 함께 작업할 수 있는 프로젝트 기능까지 있어 평가뿐만 아니라 업무관리 툴로써도 손색이 없더라고요.

평상시 업무 활동을 업무 모듈에 기록하는 데 나의 업무를 단위별로 관리할 수 있어 좋습니다. 또 업무 담당자가 바뀌게 되면 관리하던 업무카드를 인수인계할 수 있어 기존에 진행했던 업무 내용과 이슈사항을 새로운 담당자가 바로 확인하고 이어서 진행할 수 있습니다. 회사 입장에서는 업무 공백을 줄일 수 있는 거죠. 또 협업이나 공유 기능으로 동료와 함께 업무 카드를 관리하기 때문에 이를 통해 커뮤니케이션할 수도 있고요.

단순히 결재문서 링크를 업무 카드에 남겨두기만 해도 해당 업무에 대한 결재문서를 그룹웨어에서 별도로 찾아야 하는 번거로움 없이 바로 확인이 가능하고, 이와 관련된 이슈와 피드백도 바로 확인할 수 있어 시간을 절약할 수 있습니다.

또 Sgate에는 매니저 대시보드라는 부서장 전용 메뉴가 있는데, 이를 통해 부서장들은 소속 팀원에 대한 업무 진행 현황과 평가 결과, 실적 내용 등을 쉽게 확인할 수 있어 팀원 관리가 편해졌다는 점에서 내부 만족도가 높았습니다. 앞으로는 이 자료를 바탕으로 회사 차원에서 구성원들의 성장을 보다 체계적으로 지원하려는 계획을 가지고 있습니다. 

Q. 아쉬웠던 점은 무엇인가요?

A. 아무래도 SaaS 형태의 한계는 있을 수밖에 없다고 생각합니다. 회사의 모든 제도나 사용해오던 양식을 똑같이 맞추는 데는 한계가 있습니다. 이런 부분들은 인사담당자가 세팅 시 룰로 풀 수 있는 다양한 방법들을 고민해야 되는 부분이라고 생각합니다.

그리고 처음 업무 모듈을 사용할 때 충분한 고민과 노력이 필요합니다. 카테고리를 나누고 업무를 각각의 업무 카드로 구성하려면 많은 고민과 시행착오가 필요합니다. 그래서 초반에 구성원들 입장에서는 어렵다고 느낄 수 있다고 생각됩니다. 시스템이 어렵다기보다 업무를 정형화하고 관리하는 것이 익숙하지 않기 때문일 겁니다. 하지만 그런 과정을 통해 본인의 업무를 전체적으로 살펴보고 중요도를 생각하는 등 고민을 통해 더 성장하는 기회가 될 수 있다고 생각합니다.

Q. 마지막으로 하고 싶은 말씀이 있다면요?

A. 아무리 좋은 툴이나 시스템이 있어도 결국 그것을 사용하는 사람들이 중요하다고 생각합니다. 저희도 Sgate를 업무에 잘 활용하는 직원도 있고 반대로 아직도 시스템에 대해 부정적인 직원도 있습니다. 모두가 만족하는 것을 만드는 것은 어려운가 봅니다.😅 현업이 업무를 효율적으로 잘할 수 있도록 지원하는 입장에서 시스템에 대한 활용도를 더 끌어올릴 수 있는 방법과 사용 팁을 지속적으로 찾아보고 공유할 생각입니다. 그렇게 하다 보면 누가 시켜서가 아니라 필요에 의해 스스로 Sgate를 활용하는 직원이 더 늘어날 거라 믿습니다.

또 성공적인 시스템 정착과 활용을 위해서 가장 중요한 것은 위에서부터 관심을 가지고 시스템을 사용해 주는 것이라고 생각합니다. 예를 들어 대표나 경영진이 업무 관리를 수시로 살펴보고 피드백을 남긴다면 팀장이나 팀원들은 당연히 관심을 가지고 본인의 업무에 활용할 수밖에 없을 것입니다. 좀 치사하지만 가장 확실한 방법이 아닐까 개인적으로 생각합니다.😃

어떤 식이든 일회성이나 단편이 아닌 지속적인 관심과 사용을 이끌어 낸다면 업무나 평가 관련 데이터들이 시간이 지나면서 계속 쌓이게 될 거고, 이는 개인이나 회사의 훌륭한 자산이 될 거라 생각합니다.